Aviso de tratamiento de datos

 

Apreciado titular Américas Business Process Services S.A. (en adelante Américas BPS) identificada con NIT. 830.126.395-7, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, actuando como responsable del tratamiento de los datos, le informa que para llevar a cabo el desarrollo de la relación comercial futura o existente, la relación laboral o cualquier otro tipo de vinculo ligado directamente a las actividades legales de Américas BPS, se le solicitará a usted el suministro de sus datos personales públicos, privados, semiprivados para contactarle por medios físicos o digitales para: i) Brindarle información sobre los servicios de Américas BPS considerada de su interés; ii) Contactarlo por cualquier medio para hacer seguimiento a su interés en contratar los servicios de la compañía; iii) Dar trámite a sus peticiones, quejas y/o reclamos; iv) Atender requerimientos de autoridades en ejercicio de sus funciones; v) Conservarla para fines estadísticos e históricos.

Los datos personales suministrados serán tratados conforme a las disposiciones generales de la Ley 1581 de 2012, la política de protección de datos personales de Américas BPS la cual puede ser consultada en la presente página web, las políticas de seguridad de la información y de acuerdo con las finalidades expuestas en las autorizaciones de tratamiento de datos personales de Américas BPS.

De igual manera Américas BPS le informa que: Usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales de nuestras bases de datos, así como solicitar prueba y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales escribiendo al correo electrónico habeasdata@americasbps.com, acercándose a la dirección Av. El Dorado #90-10, Bogotá, Edificio Carvajal, Piso 1.

Política de tratamiento de datos


  1. Objetivo
    Establecer los lineamientos para el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los clientes, proveedores, colaboradores y, en general, por los terceros, de quienes Américas Business Process Services S.A. recolecta, almacene, use o suprima datos personales, de conformidad con lo estipulado en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, los Decretos 1377 de 2013, 886 de 2014, en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.

 


  1. Alcance
    Esta política contiene el compromiso corporativo respecto del tratamiento de los datos personales, registrados en cualquier base de datos que administre Américas BPS y cuyo titular sea una persona natural. Los lineamientos que conforman esta política aplican para todos los procesos (internos/externos) y a las plataformas (servidores, software, aplicaciones y cualquier tipo de información sea física o digital) que manejan información personal de clientes y sus clientes o usuarios finales y los diferentes canales dedicados a su atención. Todos los empleados, proveedores y terceros que tengan relación con Américas BPS y que realicen tratamiento de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos previstos para el tratamiento de datos personales.

 


  1. Responsabilidades
    Esta política es de carácter obligatorio para Américas BPS, en calidad de responsable del Tratamiento de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de Américas BPS. Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del Tratamiento. Estas Políticas de Tratamiento de la información entran a ser vigentes a partir de la fecha demarcada en el encabezado del presente documento.

  1. Definiciones
    Siguiendo el esquema de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, a continuación, se relacionan definiciones para la correcta interpretación y entendimiento del manual:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento de datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de datos personales.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso circulación o supresión.

Filial: Organización que es controlada por otra que posee la mayor participación en el capital de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos.


  1. Principios Rectores

Américas BPS, aplicara los siguientes principios específicos que se establecen a continuación los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales, sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 


  1.  Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

 


  1.  Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal judicial que releve el consentimiento.

 


  1.  Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por Américas BPS, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

 


  1.  Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 


  1.  Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Américas BPS, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

 


  1.  Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 


  1.  Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por Américas BPS, será objeto de protección a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.

 


  1.  Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 


  1.  Principio de temporalidad: Américas BPS no usará la información del Titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular.

 


  1.  Principio de Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

 


  1.  Finalidad con la que se efectúa el Tratamiento de Datos Personales e Información Confidencial

 

Américas Business Process Services S.A. realiza el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:

 

Finalidades para el Tratamiento General de Información de los colaboradores: Los datos personales suministrados por el colaborador serán recopilados, almacenados, consultados, usados, compartidos, intercambiados, trasmitidos y transferidos por Américas BPS, para dar cumplimiento a las obligaciones que surjan de las respectivas relaciones laborales y ejercer los derechos de la compañía como empleador de acuerdo con la normatividad legal vigente. Tales finalidades incluyen, sin que se entiendan limitadas a las descritas: 1) Contrataciones; 2) Administración del personal activo; 3) Generación, revisión y pago de nómina y otros pagos de naturaleza laboral; 4) Atención en casos de emergencia; 5) Brigadas de bienestar con empresas terceras; 6) Actividades propias de Américas BPS con los clientes; 7) Afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social, a la caja de compensación familiar, al seguro de vida colectivo (en casos que se tenga); 8) Manejo de embargos judiciales a través de la nómina, descuentos por fondos de empleados; 9) Cooperativas, bancos o convenios de libranza; 10) Administración de salarios, vacaciones, recargos, prestaciones sociales, beneficios extralegales, indemnizaciones, bonificaciones conciliatorias o de retiro; 11) Sanciones a los empleados, evaluaciones de desempeño, desarrollo profesional de los colaboradores; 12) Permisos de accesos a los recursos tecnológicos de la empresa y su correspondiente soporte técnico, 13) Realizar auditorías e investigaciones para prevenir y/o detectar fraude u otros ilícitos que puedan causar una reclamación o daño a Américas BPS, y/o trabajador, n)Realizar y ofrecer servicios médicos en caso de necesario; 14) Registro biométrico huella, control de asistencia, reporte de turnos y horarios laborales, eliminar marcaciones de ingreso fraudulentas, reportes estadísticos internos de Américas BPS., entre otros; 15) Procedimientos de baja ante las autoridades laborales y de seguridad sociales competentes; 16) Expedir de certificaciones laborales, historias laborales; 17) Registros fotográficos, publicación de fotografías, imágenes o retratos y en general cualquier rasgo físico que permita la identificación del trabajador en redes sociales en concordancia con lo establecido en el artículo 3º de La Ley 1581 de 2012, publicadas con el consentimiento del trabajador, para que la empresa pueda regular o eventualmente realizar publicaciones de fotografías donde aparezca su imagen exclusivamente para fines de bienestar laboral, comercial, cultural o noticioso de la empresa, durante el tiempo que se encuentre vigente la relación laboral y 18) Planificación de actividades empresariales y en general todas aquellas actividades necesarias para que la compañía pueda cumplir con las obligaciones legales como empleador.

 

Finalidades para el Tratamiento de Datos Personales de exempleados: Américas BPS realiza el Tratamiento de información personal de los extrabajadores con las siguientes finalidades: Información para la expedición de los certificados laborales y servir como fuente de información histórica para las solicitudes de pensión, historia clínica ocupacional y demás.

 

Finalidades Tratamiento de Datos Candidatos: Los datos personales suministrados por los candidatos serán recopilados, almacenados, consultados, usados para llevar a cabo el proceso de evaluación, selección y reclutamiento. Tales finalidades incluyen las siguientes, sin que se entiendan limitadas a las descritas: 1) Realizar las evaluaciones por competencias y evaluaciones de conocimiento de acuerdo con el cargo al cual se esté aplicando; 2) Solicitar y obtener referencias laborales; 3) Validar referencias personales suministradas, 4) Validación de perfil de acuerdo con la vacante para la cual se postula; 5) Incluir su información personal en nuestra base de datos de candidatos, 6) Integración de su hoja de vida y certificaciones al proceso de talento humano, administrativo y contable, calcular su salario, prestaciones sociales e impuestos (en los casos que aplique), manejo de nómina; 7) Conceder permisos de acceso físico a las instalaciones de Américas BPS S.A.; 8) Conceder permisos tecnológicos a los sistemas de Américas BPS, 9) Estudio socioeconómico.

 

Finalidades Tratamiento de Datos Personales Contratistas o Proveedores: Américas BPS realiza el tratamiento de información personal de los contratistas o proveedores que prestan servicios a la compañía con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones contractuales. Dicha finalidad incluye las siguientes, sin que se entiendan limitadas a las descritas: 1) Para fines comerciales; 2) Contabilidad; 3) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales y regulatorias, 4) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, etc.; 5) Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores; 6) Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información, 7) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

 

Finalidades para el Tratamiento General de Información de los Clientes: Américas BPS realiza el tratamiento de información personal de los clientes con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones contractuales. Dicha finalidad incluye las siguientes, sin que se entiendan limitadas a las descritas: 1) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos); 2) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por Américas BPS 3) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de la relación comercial de Américas BPS y sus clientes; 4) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de contenido relacionadas con la ejecución de la actividad ofrecida por Américas BPS a sus clientes; 5) Campañas masivas de cobro o mejora de servicio; 6) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones adquiridas con Américas BPS y/o sus clientes, 7) Suministrar la información a terceros con los cuales Américas BPS tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

 

Frente a los datos suministrados al personal de seguridad, así como aquellos obtenidos de las cámaras de video de vigilancia dentro o fuera de las instalaciones de Américas BPS, el uso de los mismos tiene como propósito la seguridad de los colaboradores y visitantes, los bienes e instalaciones de la compañía; contar con medidas de seguridad para el monitoreo de incidentes, prevenir conductas irregulares de terceros, control de ingreso de visitantes, entre otros y podrán ser usados como prueba dentro de procesos judiciales.

 

Los datos personales podrán ser alojados fuera del territorio colombiano en herramientas tecnológicas, software y bases de datos adquiridas o licenciadas por la Compañía, empresas matrices, sociedades controlantes, filiales o subsidiarias de estas.

 


  1.  Deberes de Américas BPS cuando actúa como responsable del Tratamiento de Datos Personales

Razón social: Américas Business Process Services, S.A.

NIT: 830126395 – 7

Dirección: Av. El Dorado #90-10, Bogotá, Edificio Carvajal, Piso 1

Correo Electrónico:habeasdata@americasbps.com

Teléfono: (+57 1) 4251700 Ext. 24257 – 59847 – 53004 – 53005 – 53006 – 57763

Página web: https://www.americasbps.com.co/

 

Américas BPS, en ejercicio de sus actividades como responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes1:

 


  1.  Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respetiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar  la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

Américas BPS, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país, el cual es de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

 


  1.  Deberes de Américas Business Process Services S.A. Cuando actúa como encargado del Tratamiento de Datos Personales

Américas BPS, dentro el giro ordinario de sus actividades asume como Encargado del Tratamiento de Datos Personales, es decir, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento y debido a ello tiene los siguientes deberes:

 


  1.  Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los 5 días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de política y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley, y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que no esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riegos en la administración de la información de los titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 


  1. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

 


  1.  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
  3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley ya a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento que motiven nuevas consultas.

 

Para el ejercicio de los derechos antes detallados el titular y/o su representante deberá acreditar su identidad, y en el evento que actúe el representante del titular debe demostrar tal calidad.

 


  1. Autorización de los Titulares

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa y/o al momento de efectuar la recolección de dato personal, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.


  • Medio y manifestaciones para otorgar la autorización:

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por Américas Business Process Services S.A. y será puesto a disposición del titular con antelación y/ o al momento de efectuar la recolección del dato personal.

Américas BPS, al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:


  1.  El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este, el cual no será otro que el uso, manejo y administración de los datos personales, los cuales se conservará y se protegerá bajo condiciones estrictas de seguridad.
  2. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

Nota: Américas BPS conservará la prueba de la autorización del titular cuando actúe como responsable de los datos personales, para que en caso de que lo solicite, se le entregue una copia de este.


  • Casos en que no se requiere la autorización:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:


  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

11. Avisos de Privacidad y Políticas de Tratamiento de Datos Personales

El aviso de privacidad es una comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Américas Business Process Services S.A., en su página web cuenta con el Aviso de Privacidad, el cual puede ser objeto de consulta. No obstante, al momento de solicitar información del titular sobre los datos personales este aviso se le dará a conocer. El Aviso de Privacidad deberá contener como mínimo la siguiente información:


  1.  Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos que le asisten como titular.
  4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

 

Nota: Américas BPS conservará el modelo de Aviso de Privacidad en caso de ser requerido por el titular.

 


  1.  Procedimiento para Consultas y Reclamos

Los titulares de los datos personales en ejercicio de sus derechos que le asisten pueden elevar consultas y hacer reclamos referentes a los datos personales que se tengan registrados en las bases de datos, para lo cual deben seguir el siguiente procedimiento, reseñado en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

 


  1. Procedimiento para hacer Consultas

 


    1.  Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal de su titular que reposa en la base de datos en calidad de responsable. Américas Business Process Services S.A. deberá suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

 


    1.  La consulta la elevará el titular o su causahabiente, por medio escrito dirigido a Américas Business Process Services S.A. en la Av. El Dorado #90-10, Bogotá, Edificio Carvajal, Piso 1, o por correo electrónico a la siguiente dirección: habeasdata@americasbps.com., la consulta deberá ser de forma clara y expresa.

 


    1.  La Consulta será atendida por Américas Business Process Services S.A. en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. En caso de no ser posible atender la consulta dentro el término, se le informará al interesado, expresando los motivos de la demora y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 


  1. Procedimiento para hacer Reclamos

 

Cuando el titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en la base de datos de Américas Business Process Services S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar RECLAMO ante el Encargado o responsable del Tratamiento, así:

1. El reclamo se formulará por solicitud escrita dirigida a Américas Business Process Services S.A. en la Av. El Dorado #90-10, Bogotá, Edificio Carvajal, Piso 1, o a través de la dirección de correo electrónico habeasdata@americasbps.com

2.  El reclamo contará con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, numero de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

3. Si el reclamo resulta incompleto, Américas Business Process Services S.A. requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas, si transcurrido los dos meses y no se ha subsano el reclamo, se entenderá desistido del reclamo.

4. Si Américas Business Process Services S.A. es quien recibe el reclamo pese a no ser competente para resolverlo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles y le informará la situación al interesado.

5. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

6. Américas Business Process Services S.A. cuenta con 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular o su causahabiente también puede elevar queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el requisito de procedibilidad, que consiste en presentar primero su reclamo ante el responsable o Encargado del Tratamiento.

La Superintendencia de Industria y Comercio a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales ejercerá la vigilancia para garantizar que en el tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

1.  Seguridad de la Información
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012 Américas Business Process Services S.A. adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

2. Disposiciones Finales
Área encargada de la protección de datos: Américas Business Process Services S.A. designa al Oficial de Protección de Datos Personales para cumplir con la función de protección de datos personales.

Área encargada de las solicitudes, consultas, rectificación, actualización y supresión de datos: Américas Business Process Services S.A. designa al Oficial de Protección de Datos personales para dar respuesta a las solicitudes de consulta, rectificación, actualización, y supresión de datos.

Vigencia: Esta Política de Protección de Datos Personales ha sido aprobada y adoptada por el Comité Directivo en sesión del 08 de febrero de 2021 y con vigencia desde su aprobación.